Avantages – Inconvénients

I- Les avantages de la dématérialisation au sein de l’entreprise

a) La notion d’intelligence économique : L’intelligence économique est l’ensemble des activités coordonnées de collecte, de traitement (d’analyse), de diffusion et de protection de l’information utile aux acteurs économiques, obtenue légalement, dans les meilleures conditions de qualité des délais et des coûts. On peut y ajouter les actions d’influence et de notoriété. Sur cette notion, reportez-vous à l’article du blog sur l’intelligence économique.

b) Productivité, économies : moins de papier, moins de besoin de personnel d’archivage, moins de déplacements, possibilité de travail à la maison…

c) Rapidité, réactivité de l’entreprise, souplesse : on trouve les documents en un clic, transmission instantanée dans le monde entier via les mails… , adaptation en temps réel face aux changements qui peuvent survenir, moins de soumission aux aléas de la Poste, des grèves…

d) Partage des informations facilité, travail collaboratif performant.

e) Possibilité de travail à domicile

f) Rendre son entreprise plus singulière, la faire évoluer, faire ré-émerger un patrimoine qui est dans l’entreprise et qui est source de croissance (les nouvelles formes l’économie ne sont plus dans la production, l’acquisition, mais dans les talents, les services à la personne…)

Exemple : une entreprise d’appareils photos argentiques devenue obsolète avec l’avènement du numérique, a utilisé son « capital mythique » auprès des photographes pour réinvestir les champ de l’économie de la photo numériques via internet.

g) Vers une autre forme d’économie : Economie du don et de la contribution : on donne gratuitement des connaissances sur internet (exemple : Wikipédia) et les revenus sont différés par l’audience générée, la pub…

h) L’enjeu environnemental de la dématérialisation : D’une part, la dématérialisation permet moins de pollution, avec 15 tonnes de papier économisées. En ce sens, la dématérialisation semble répondre aux enjeux du développement durable. Les entreprises sont aujourd’hui de plus en plus sollicitées au niveau environnemental, en ce qui concerne notamment l’émission de CO2 dans l’atmosphère. La dématérialisation permet de réduire considérablement les déchets rejettés par les entreprises (emballages, cartouches d’encre…) , mais également la limitation des déplacements, ce qui entraine moins de rejet de gaz à effet de serre. (L’étude «Smart 2020 : Enabling the low carbon economy in the information age» estime le réduction totale d’émissions de CO² liées à la dématérialisation à 500 mille tonnes, en prenant en compte la dématérialisation des documents papier mais aussi celle des autres médias, de la visioconférence et du télétravail.)

Mais la dématérialisation des activités humaines est-elle une si bonne nouvelle ? En effet, il ne faut pas oublier que clics et recherches sur Internet génèrent d’autres dépenses énergétiques lourdes, à fort impact environnemental.

Cette dernière réflexion nous conduit à nous interroger sur les enjeux négatifs de la dématérialisation des entreprises :

II- Les inconvénients de la dématérialisation au sein de l’entreprise

a) Mauvais maîtrise de l’informatique : il faut organiser des formations spécifiques.

b) Mauvaise maîtrise de sa e-réputation : des informations erronées, compromettantes pour l’entreprise peuvent se glisser très rapidement sur internet et deviennent accessibles à tous. Peut avoir de graves conséquences pour l’entreprise (vous pouvez vous reportez à l’article sur les risques de l’e-reputation des entreprises).

c) Risque de perte de données

d) Coût élevé d’un matériel informatique performant.

e) Consommation électrique accrue (dépenses énergétique, impact sur l’environnement) : Chacun de nos clics a des conséquences directes sur la réalité physique. Chacune de nos requêtes aboutit à des usines numériques, les centres de données, où des rangées de serveurs consomment de l’énergie et dégagent de la chaleur. Cette consommation d’énergie est même devenue la première difficulté des propriétaires de serveurs et géants du Web.

f) Informations accessibles partout à tous moments : le monde de l’entreprise s’immisce dans la sphère privée. Il faut être disponible à tout moment pour répondre à la dernière information parue.

g) Contribue à augmenter le chômage ? (moins de personnel nécessaire).

Conclusion. 

Dématérialiser, oui, mais pas n’importe comment ! En effet, le passage à une dématérialisation massive est rarement pertinent. Une telle démarche sans accompagnement ni prise en compte ce certaines contraintes aboutira paradoxalement à la déperdition du résultat.

La résistance au changement et les nouveaux comportements imposés par la dématérialisation comme la lecture à l’écran, la sécurisation des procédures et la culture du papier fortement ancrée dans la société, nécessitent en amont une politique d’accompagnement du changement tant en interne qu’en externe.

Exemple de Carrefour qui avait parfaitement intégré cette problématique : il lui aura fallu deux ans et demi et de nombreuses réunions en interne comme en externe pour piloter le changement et faire en sorte que 70 % de ses factures fournisseurs soient dématérialisées. Cela peut paraître long mais ce délai était nécessaire pour obtenir l’adhésion des personnes concernées.

Pour une synthèse : http://blog.imprimerie-villiere.com/2009/11/dematerialisation/

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À propos de Groupe C2i Entreprise et Dématérialisation

Groupe de travail dans le cadre du Certificat Informatique et Internet :)
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